Automatización
de procesos:
deja de hacer a mano
lo que se repite
Las facturas, los pedidos, las altas y el informe del lunes pueden hacerse solos, sin cambiar de programas. Tu equipo deja de teclear y vuelve a vender, atender y decidir.
Qué es
Antes de nadaEl diagnóstico previo de una hora es gratuito y no compromete a nada.
La automatización de procesos consigue que una tarea que hoy alguien teclea a mano se ejecute sola, con las mismas reglas y sin errores de transcripción.
- Qué se automatiza
- Todo lo que se repite y sigue reglas: facturas, pedidos, altas, informes, avisos y publicaciones.
- Sobre qué se monta
- Flujos conectados por API a tu ERP, tu CRM, tu correo y tu tienda. Sin migraciones ni programas nuevos.
- Qué pones tú
- Una persona que conozca el proceso y un par de horas de su tiempo. El montaje es cosa nuestra.
- Si algo falla
- El flujo reintenta y, si no puede, aparta el caso y avisa a una persona. Nunca sigue a ciegas.
- Cuánto tarda
- De 2 a 6 semanas según cuántos sistemas haya que conectar. Precio cerrado antes de empezar.
- Tus datos
- Siguen siendo tuyos. Contrato de encargado del tratamiento, RGPD y cada ejecución registrada.
Así se automatiza
Sobre el paso 4Los límites de la decisión los pones tú y se cambian cuando quieras.
Una factura de proveedor, de principio a fin
El proceso que más nos piden, dibujado tal cual queda montado. Fíjate en el paso 4: el flujo sabe cuándo no debe seguir solo.
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Disparador
Llega un correo con una factura
A las 07:14 de un martes o a las 23:50 de un domingo. Da igual: nadie tiene que estar mirando el buzón.
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Acción
Lee el PDF y extrae los datos
CIF, número, base, IVA, total y vencimiento. Sin plantillas fijas: lee facturas de proveedores distintos.
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Acción
La compara con el pedido en tu ERP
Busca el pedido, comprueba unidades y precios y calcula la diferencia. Hoy eso lo hace alguien con dos pantallas.
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Decisión
Aquí el flujo decide si sigue solo
Los límites los pones tú: importe, proveedor o porcentaje de desviación admitido.
Si cuadraSe contabiliza, se archiva con el nombre correcto y se programa el pago a su vencimiento. Nadie la toca.
Si no cuadraSe aparta y le llega un aviso a administración con la diferencia ya señalada, para que solo haya que decidir.
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Cierre
El lunes tienes el resumen
Cuántas entraron, cuántas se contabilizaron solas y cuáles se apartaron. Todo registrado y auditable.
Automatizar un proceso malo solo consigue que se haga mal mucho más deprisa.
Por eso lo primero que hacemos es simplificar el proceso contigo. A veces la mejor automatización es quitar dos pasos que ya no hacían falta, y eso no se ve hasta que alguien lo dibuja.
Se conecta con lo que ya usas
- Gmail
- Outlook
- Microsoft 365
- Google Workspace
- WhatsApp Business
- Holded
- Odoo
- Sage
- A3
- WooCommerce
- Shopify
- PrestaShop
- HubSpot
- Notion
- Drive
- Excel
- n8n
- Make
- Tu API propia
Si tu programa tiene API, se conecta. Si no la tiene, se resuelve por correo, por carpeta compartida o por fichero. Todavía no nos hemos encontrado un proceso que no se pueda enganchar por algún lado.
Qué automatizamos
Sobre las cifrasSon estimaciones sobre volúmenes medios de pyme, no una promesa.
Las horas que te devuelve cada proceso
Los ocho procesos que más se repiten en las empresas con las que trabajamos. Mira cuáles reconoces en tu semana.
| Proceso | Cómo se hace hoy | Con automatización | Horas/mes |
|---|---|---|---|
| Facturas de proveedor Administración | Se abren una a una, se teclean y se archivan a mano. | Se leen, se cuadran con el pedido y se contabilizan solas. | 12 h |
| Presupuestos Comercial | Copiar la plantilla, buscar precios y corregir el total. | Se generan con tu tarifa y quedan registrados en el CRM. | 10 h |
| Pedidos de la tienda Operaciones | Alguien los pasa al ERP y avisa al cliente cuando puede. | Entran solos, descuentan stock y avisan al cliente al momento. | 8 h |
| Publicaciones en redes Marketing | Se improvisa el post del día, o directamente no se publica. | Se redactan, se ilustran y salen programadas en cada red. | 9 h |
| Artículos del blog Marketing | Se escriben cuando hay hueco. Nunca hay hueco. | Un artículo por semana optimizado para lo que se busca en tu sector. | 8 h |
| Altas de cliente Administración | Los mismos datos escritos tres veces, en tres programas. | Se introducen una vez y viajan solos a donde hagan falta. | 6 h |
| Informe semanal Dirección | Alguien exporta, pega y da formato el viernes por la tarde. | Aparece en tu correo cada lunes a las 8:00, ya montado. | 5 h |
| Recordatorios de cobro Administración | Se recuerdan tarde y se piden peor. | Aviso automático al vencer, con el tono que tú decidas. | 4 h |
| Los ocho juntos | Un mes y medio de trabajo de una persona, cada mes. | Vuelve a tu equipo para vender, atender y decidir. | 62 h |
Una empresa que recibe 40 facturas al mes no ahorra lo mismo que una que recibe 400. En el diagnóstico se calcula con tus cifras reales y, si el proceso no sale a cuenta de automatizar, te lo decimos antes de hacerte una propuesta.
Contenido y redes
ControlPuedes cortar la publicación automática en cualquier momento sin que se caiga nada más.
Tu marca publica cada semana, aunque nadie se acuerde
La constancia es lo que posiciona en Google y lo que hace que te recuerden. Y la constancia es justo lo primero que cae cuando llega una semana con lío.
- Artículos para tu blog sobre lo que tu sector busca de verdad en Google, con estructura optimizada y su imagen propia.
- Una publicación por red, no la misma cuatro veces: lo que funciona en LinkedIn no se escribe igual que lo que funciona en Instagram.
- Imágenes generadas para tu marca, no fotos de banco que ya ha usado tu competencia este mes.
- Publicado a la hora buena, programado según cuándo está mirando tu público.
- Apruebas tú antes de publicar, si quieres. O lo dejas suelto y solo lo revisas de vez en cuando.
Nada se publica con datos que no nos hayas dado y todo lo que sale con tu nombre pasa por el filtro que tú decidas.
Anexo
Preguntas sobre automatizar procesos
01 ¿Qué es la automatización de procesos en una empresa?
Automatizar un proceso es conseguir que una tarea que hoy alguien hace a mano se ejecute sola, con las mismas reglas y sin errores de transcripción. El proceso no cambia: cambia quién lo teclea. Se automatiza todo lo que se repite y sigue reglas: facturas, pedidos, altas, informes, avisos y publicaciones.
02 ¿Qué procesos puedo automatizar en mi negocio?
Cualquiera que se repita y siga reglas claras. Los más habituales son las facturas de proveedor, los presupuestos, las altas de cliente en varios programas, el informe semanal, los pedidos de la tienda online, los recordatorios de cobro y la publicación de contenido. Si una persona lo hace igual cada vez, se puede automatizar.
03 ¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Se cierra un precio antes de empezar, después del diagnóstico gratuito, y no se mueve. El precio depende de cuántos sistemas haya que conectar y de cuántas excepciones tenga el proceso, no de las horas que echemos. Si al mirarlo vemos que no te sale a cuenta, te lo decimos y no hay propuesta.
04 ¿Tengo que cambiar de programas para automatizar?
No. Trabajamos sobre lo que ya tienes: tu ERP, tu CRM, tu correo, tu tienda online y tus hojas de cálculo. La automatización se conecta por encima, así que tu equipo sigue usando los mismos programas y no hay migración ni periodo de aprendizaje.
05 ¿Qué pasa si la automatización falla o el proceso cambia?
El flujo reintenta y, si no puede resolverlo, aparta el caso y avisa a una persona: nunca sigue a ciegas ni se inventa un dato. Cuando el proceso cambia se ajusta el flujo; los primeros treinta días de ajustes van incluidos y después hay mantenimiento si lo quieres.
06 ¿Automatizar significa que sobra gente en la empresa?
En las pymes con las que trabajamos, no: significa que la misma gente deja de teclear y se dedica a vender, atender y decidir. Lo que se automatiza son las tareas que nadie quiere hacer y que además son las que más errores generan. Si tu objetivo es reducir plantilla, no somos el proveedor adecuado.
07 ¿Automatizáis también las redes sociales y el blog?
Sí, es una de las automatizaciones que más nos piden. Generamos los artículos del blog optimizados para lo que tu sector busca en Google, adaptamos cada publicación a su red, creamos las imágenes y programamos la publicación. Puedes dejar una aprobación previa tuya o dejar que salga solo.
08 ¿La automatización de procesos cumple el RGPD?
Sí. Los datos siguen siendo tuyos, se tratan solo para el proceso que se automatiza y se firma el contrato de encargado del tratamiento. Te decimos dónde se aloja cada dato y qué sistemas lo tocan, y cada ejecución queda registrada y es auditable.
Dinos qué tarea os roba más horas cada semana
En una llamada de una hora la miramos contigo y te decimos si se puede automatizar, qué costaría y cuánto tiempo recuperas. Si no sale a cuenta, te lo decimos ahí mismo.
