En corto
Microsoft 365 Copilot para pymes (Copilot Business) figura en la web de Microsoft España a 18,20 € por usuario al mes sin IVA con pago anual, y a 15,60 € el primer año con una oferta hasta el 31 de diciembre de 2026. Pide un plan de Microsoft 365 para empresas y admite hasta 300 usuarios. Lo prudente: usar antes Copilot Chat, gratuito, ordenar permisos y probarlo con dos o tres personas.
- Según la web de Microsoft España a 25 de octubre de 2026, el complemento Microsoft 365 Copilot para empresas figura a 18,20 € por usuario al mes sin IVA con pago anual y a 21,84 € con pago mensual.
- Entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2026, Microsoft ofrece el primer año a 15,60 € con compromiso anual a quien ya tiene un plan de Microsoft 365 para empresas.
- Copilot Chat viene sin coste adicional con Microsoft 365; la licencia de pago añade el razonamiento sobre correos, reuniones, chats y documentos de toda la empresa.
- Copilot muestra todo lo que cada persona ya puede abrir, así que hay que revisar permisos y enlaces de OneDrive y SharePoint antes de activarlo.
- En una empresa hipotética de diez personas con Empresa Estándar, dar Copilot a todos supone 2.184 € al año sin IVA; un piloto con tres licencias, 655,20 €.
Microsoft 365 Copilot para pymes es el asistente de IA de Microsoft que trabaja dentro de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams con los correos, documentos y reuniones de tu empresa. En la web de Microsoft España, a 25 de octubre de 2026, el complemento para pymes figura a 18,20 € por usuario al mes sin IVA con pago anual (15,60 € el primer año con una oferta), y hay paquetes que ya lo incluyen junto a Microsoft 365 Empresa Estándar o Empresa Premium. Antes de pagarlo conviene probar Copilot Chat, que es gratuito, ordenar los permisos de OneDrive y SharePoint y hacer una prueba con pocas personas.
¿Qué es Microsoft 365 Copilot y cómo se llama ahora?
Microsoft 365 Copilot es un complemento de pago que conecta un modelo de lenguaje con el contenido de tu cuenta de Microsoft 365 (correo, calendario, chats, reuniones y archivos) y con las aplicaciones de Office. Microsoft lo está renombrando: según su documentación sobre datos, privacidad y seguridad de Copilot, «Microsoft 365 Copilot ahora se denomina Microsoft Copilot», y durante la transición conviven los dos nombres.
- Microsoft 365 Copilot o Microsoft Copilot: la licencia completa, que razona sobre los datos de tu empresa.
- Microsoft Copilot Business («Microsoft 365 Copilot para empresas» en la web española): esa misma licencia para organizaciones de hasta 300 usuarios.
- Copilot Chat: el chat incluido sin coste adicional con las licencias de Microsoft 365 válidas.
Como llega a tus datos de trabajo, ordenarlos pesa tanto como la licencia: lo contamos en preparar los datos de tu empresa antes de usar IA.
¿Qué hace Copilot en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams?
Copilot redacta, resume y reorganiza contenido dentro de cada programa, a partir de los archivos y mensajes a los que la persona ya tiene acceso. La descripción del servicio de Microsoft Copilot enumera Copilot en Outlook, el chat y la edición con Copilot en Word, Excel, PowerPoint y OneNote, Copilot en Teams (chats, canales y reuniones), Copilot en SharePoint y agentes como Investigador y Analista.
| Programa | Qué le puedes pedir | Ejemplo en una pyme |
|---|---|---|
| Word | Borradores a partir de otros documentos, resúmenes, reescribir en otro tono | Primera versión de una oferta con la de otro cliente y las notas de la visita |
| Excel | Analizar una tabla, proponer fórmulas, gráficos y resúmenes | Ver qué clientes han bajado sus pedidos respecto al año pasado |
| PowerPoint | Crear una presentación desde un documento o resumir una larga | Pasar el informe trimestral a diez diapositivas |
| Outlook | Resumir hilos, redactar respuestas, preparar reuniones | Ponerse al día del correo de un proyecto tras una semana fuera |
| Teams | Resumen de reuniones, tareas pendientes, preguntas sobre lo que se dijo | Saber qué se acordó con el proveedor en la reunión a la que no fuiste |
Lo que sale es un borrador: Microsoft recuerda que las respuestas pueden no ser exactas y hay que revisarlas. En Teams, el resumen depende de lo bien que se oiga la reunión; un altavoz con varios micrófonos ayuda a recoger todas las voces.
Jabra Speak2 75
Altavoz de conferencias inalámbrico con micrófonos, para conectar al ordenador o al móvil en salas pequeñas.
- Cuatro micrófonos con formación de haces que reducen el ruido de fondo, con indicador de calidad de la voz.
- Conexión USB-C y USB-A en el mismo cable, además de Bluetooth.
- Según el fabricante, hasta 32 horas de batería; se pueden enlazar dos unidades para salas más grandes.
Copilot Chat gratuito frente a la licencia de pago: qué cambia
Copilot Chat es gratuito para quien ya tiene una licencia de Microsoft 365 válida, pero trabaja sobre todo con la web y con lo que le subes; la licencia de pago añade el razonamiento sobre todos los datos de la empresa. Según la página de información general de Microsoft Copilot Chat, usarlo «no requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot» e incluye protección de datos empresariales.
- Lo que tienen los dos: chat con búsqueda web, subir y analizar archivos, crear imágenes y protección de datos empresariales.
- Lo que Copilot Chat hace a medias: en Outlook responde sobre la bandeja de entrada, el calendario y las reuniones en escenarios compatibles; los agentes avanzados y el razonamiento sobre toda la cuenta son «limitados».
- Lo que solo da la licencia: cruzar correos, chats, reuniones y documentos de toda la cuenta, los agentes Investigador y Analista y el acceso prioritario cuando el servicio va cargado.
El primer paso sensato es gratuito: activar Copilot Chat para todo el equipo unas semanas y ver quién lo usa de verdad.
¿Cuánto cuesta Microsoft 365 Copilot para pymes en España?
La página de planes de Copilot para empresas de Microsoft España, consultada el 25 de octubre de 2026, muestra estas cifras para el complemento y para los paquetes que lo incluyen, todas sin IVA:
| Plan (nombre en la web de Microsoft España) | Pago anual, €/usuario/mes | Pago mensual, €/usuario/mes |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot para empresas (complemento) | 18,20 (15,60 el primer año con la oferta) | 21,84 |
| Microsoft 365 Empresa Estándar y Microsoft 365 Copilot para empresas | 20,36 | 24,43 |
| Microsoft 365 Empresa Premium y Microsoft 365 Copilot para empresas | 27,73 | 33,28 |
| Microsoft 365 Copilot (planes de empresa grande) | 26,00 | No se muestra |
| Copilot Chat | Incluido | Incluido |
Las condiciones de la oferta, según la nota de esa página: vale del 1 de julio al 31 de diciembre de 2026, exige compromiso anual, se aplica solo al primer año, no sirve para suscripciones de prueba ni se combina con otras ofertas, y es solo para quien ya tiene un plan de Microsoft 365 para empresas. La cifra de 26,00 € sale de la página de planes de Copilot para grandes empresas.
Sobre los paquetes con Copilot: la página oficial los muestra sin fecha de lanzamiento; la única fecha que figura es la de la oferta. Hay también versiones sin Teams para el Espacio Económico Europeo (17,58 € con Empresa Estándar y 24,94 € con Empresa Premium, pago anual), según la página de planes sin Teams.
Un coste que no sale en la tabla: la página indica que «algunas experiencias de IA requieren facturación en función del uso» y nombra Copilot Cowork, Code, Autopilot y las API de Work IQ, que consumen «créditos de Copilot». El resto de costes de un proyecto de IA están en cuánto cuesta implantar inteligencia artificial en una empresa.
Ejemplo de cálculo: una pyme de diez personas
Para una empresa de diez personas que ya tiene Microsoft 365 Empresa Estándar, dar Copilot a todo el equipo supone 2.184 € al año sin IVA sin la oferta, o 1.872 € el primer año si se contrata con la oferta antes del 31 de diciembre de 2026. Es un ejemplo hipotético hecho con las cifras de la web de Microsoft España; tu caso puede cambiar según el proveedor y la forma de pago.
| Escenario (10 personas) | Cálculo | Al año sin IVA | Con IVA |
|---|---|---|---|
| Copilot para los 10, primer año con la oferta | 10 × 15,60 € × 12 | 1.872,00 € | 2.265,12 € |
| Copilot para los 10, sin la oferta | 10 × 18,20 € × 12 | 2.184,00 € | 2.642,64 € |
| Copilot para 3 y Copilot Chat para 7, con la oferta | 3 × 15,60 € × 12 | 561,60 € | 679,54 € |
| Copilot para 3 y Copilot Chat para 7, sin la oferta | 3 × 18,20 € × 12 | 655,20 € | 792,79 € |
| Empresa nueva: paquete Empresa Estándar con Copilot para los 10 | 10 × 20,36 € × 12 | 2.443,20 € | 2.956,27 € |
La columna «con IVA» aplica el tipo general del 21 % del artículo 90 de la Ley 37/1992 del IVA. El último caso no se compara con los otros: el paquete incluye también Office, el correo y Teams, que en los demás ya pagas aparte. Si ya tienes Empresa Estándar, pide a tu proveedor que compare tu factura actual más el complemento con el paquete.
Para saber si compensa, ayuda pasar el importe a tiempo. Con un coste hipotético de 30 € por hora de trabajo, la licencia equivale a unos 36 minutos al mes por persona (31 con la oferta). La pregunta útil es si cada persona con licencia recupera claramente más de media hora al mes en tareas que de verdad hace.
¿Qué licencia necesitas para contratar Copilot Business?
Para contratar Microsoft Copilot Business necesitas una licencia de Microsoft 365 para empresas en cada usuario y no pasar de 300 usuarios. La página de opciones de licencia de Microsoft Copilot, actualizada el 19 de octubre de 2026, lista como planes válidos Empresa Básico, Empresa Estándar, Empresa Premium, Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios y Teams Essentials, e indica que Copilot Business «está disponible con un compromiso anual y admite hasta 300 usuarios con licencia por inquilino».
- No hace falta dar licencia a todos. Se asigna persona por persona; el resto sigue con Copilot Chat.
- Los archivos en la nube. Lo que esté en un disco local o en un servidor de la oficina no lo ve; tiene que estar en OneDrive o SharePoint.
- Las experiencias conectadas activadas. Según la documentación de privacidad, si el administrador desactiva las que analizan contenido, Copilot deja de estar disponible en Word, Excel, Outlook, PowerPoint y OneNote.
Un detalle que conviene preguntar al comprar: la web muestra una opción de pago mensual y la documentación de licencias habla de compromiso anual. Antes de firmar, confirma con Microsoft o con tu proveedor si puedes darte de baja a mitad de año o te comprometes los doce meses.
Por qué los permisos de OneDrive y SharePoint importan antes de activar Copilot
Copilot enseña a cada persona todo lo que esa persona ya puede abrir, así que cualquier carpeta compartida de más se vuelve fácil de encontrar. La documentación de privacidad de Microsoft Copilot indica que solo expone datos sobre los que el usuario tiene al menos permiso de visualización, y pide cuidar los permisos de SharePoint, incluidos los que se dan a personas de fuera en canales compartidos de Teams.
Si las nóminas acabaron en una carpeta compartida con «toda la organización», con Copilot basta una pregunta para que aparezcan. Antes de dar licencias:
- Inventario: qué sitios de SharePoint y carpetas compartidas de OneDrive existen y quién responde de cada uno.
- Enlaces abiertos: busca los compartidos con «cualquier persona» o con toda la organización y cierra los que no tengan sentido.
- Lo sensible aparte: nóminas, datos de salud, contratos y contabilidad, con acceso solo para quien lo necesita.
- Normas escritas: qué se puede preguntar y qué no, en la política de uso de IA de la empresa.
Microsoft ofrece además la detección de contenido restringido de SharePoint, que oculta sitios concretos a Copilot y a la búsqueda de toda la organización sin tocar los permisos, para ganar tiempo en la revisión. La propia Microsoft la presenta como temporal y pide licencia de Copilot y SharePoint Advanced Management; no sustituye a ordenar los permisos.
¿Dónde se procesan los datos? Límite de datos de la UE y RGPD
Para una empresa con el inquilino de Microsoft 365 registrado en España, Microsoft indica que el tráfico de Copilot se queda dentro de su Límite de datos de la UE, con una excepción: los modelos de Anthropic. Según la página de datos, privacidad y seguridad de Microsoft Copilot, «el tráfico de la UE permanece dentro de Límite de datos de la UE», pero los modelos de Anthropic «están actualmente excluidos», y el administrador decide si permite esos modelos de terceros.
- Entrenamiento: según Microsoft, las preguntas, las respuestas y los datos leídos a través de Microsoft Graph no se usan para entrenar los modelos de base.
- Historial: se guardan preguntas y respuestas; el administrador puede fijar su conservación con Microsoft Purview y cada usuario puede borrar el suyo.
Qué entra en el límite lo explica la página de Microsoft sobre el Límite de datos de la UE: los países de la UE y de la AELC, con transferencias fuera en circunstancias limitadas que esa documentación detalla. Para Microsoft 365 entran los clientes cuyo inquilino figura registrado en uno de esos países; se comprueba en el Centro de administración.
En cuanto al RGPD, Microsoft trata los datos por cuenta de tu empresa, y el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos exige un contrato de encargado del tratamiento con sus obligaciones; en Microsoft 365 es su anexo de protección de datos. La guía de la AEPD con directrices para los contratos entre responsables y encargados explica qué debe recoger. Esto es información general; para tu caso concreto, consulta con un profesional (tu asesoría, un abogado o tu delegado de protección de datos).
Si hay datos que no deben salir de tu oficina en ningún caso, la alternativa es un modelo en un equipo propio; las diferencias están en IA local frente a la nube.
Cómo hacer una prueba con pocos usuarios
La forma prudente de probar Microsoft 365 Copilot en una pyme es dar la licencia a dos o tres personas durante seis a ocho semanas, con tareas concretas apuntadas antes de empezar, y dejar al resto con Copilot Chat. La web de Microsoft España anuncia también un mes de prueba gratuito, con tarjeta y paso automático a pago si no se cancela; la oferta del primer año no se aplica a las suscripciones de prueba.
- Antes: ordena los permisos y elige perfiles distintos, por ejemplo alguien de administración que vive en Excel y Outlook, alguien comercial que escribe ofertas y alguien que pasa el día en reuniones.
- Punto de partida: cada persona apunta tres o cuatro tareas que repite cada semana y cuánto tarda hoy.
- Semanas 1 y 2: formación corta con ejemplos de la propia empresa: qué documento, para quién, con qué formato.
- Semanas 3 a 6: uso normal y cinco minutos cada viernes para anotar qué ha funcionado y qué errores ha habido.
- Final: se amplía, se queda en esas personas o se deja, con lo apuntado delante.
Para reuniones de Teams desde el puesto, unos auriculares con micrófono mejoran lo que Copilot recoge.
Logitech H570e
Auriculares estéreo con cable USB-A y micrófono, para llamadas y reuniones desde el ordenador.
- Según el fabricante, certificados para Microsoft Teams, con dos micrófonos con cancelación de ruido.
- Controles en el cable para Teams, volumen, silencio y llamadas, con luces de estado.
- Se conectan por USB sin instalar programas y pesan 113 gramos, según su ficha.
¿Cómo medir si Copilot compensa?
Copilot compensa cuando cada licencia se usa cada semana en tareas reales y el tiempo recuperado supera con margen lo que supone, unos 36 minutos al mes por persona en el ejemplo hipotético de antes. Para saberlo bastan tres medidas.
- Uso real. El plan para pymes incluye herramientas de análisis de adopción; una licencia que se abre dos veces al mes no se justifica.
- Tiempo en las tareas apuntadas. Lo que se tardaba antes del piloto frente a lo que se tarda al final, contando el rato de revisar y corregir.
- Errores. Cada vez que se inventa un dato, mezcla clientes o resume una reunión de forma incompleta. Si obligan a revisarlo todo, el ahorro se va.
Para poner esto en contexto: según la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas del INE, publicada el 22 de octubre de 2026, el 33,6 % de las empresas de 10 o más empleados usaba alguna tecnología de inteligencia artificial en el primer trimestre de 2026, y el 21,4 % de las de menos de 10. El INE avisa de que no son estrictamente comparables con años anteriores. Usar IA ya es habitual; lo que marca la diferencia es usarla en algo que pese en la cuenta de resultados.
¿Cuándo es mejor otra opción?
Otra opción encaja mejor cuando tu empresa no trabaja con Microsoft 365, cuando quieres que una tarea se haga sola sin que nadie la pida o cuando la información clave está en programas que Copilot no lee. Copilot es un asistente para quien trabaja con documentos, correo y reuniones; no es un proceso automatizado.
| Opción | Encaja cuando | Referencia |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | Ya usáis Microsoft 365 y el trabajo es redactar, resumir y analizar en Office, Outlook y Teams | Complemento sobre la licencia que ya tienes |
| Gemini en Google Workspace | El correo y los documentos están en Gmail, Documentos y Hojas de cálculo | Incluido en los planes Business, con la suite |
| Agente de IA a medida | Una tarea completa con reglas claras que toca vuestro ERP o CRM | Proyecto con presupuesto cerrado tras el diagnóstico |
| Automatización de procesos | Pasos repetitivos entre programas que no piden redactar (facturas, altas, avisos) | Proyecto con presupuesto cerrado tras el diagnóstico |
Según la página de planes de Google Workspace, Business Standard (13,60 € por usuario al mes en plan flexible, sin impuestos) incluye Gemini en Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Drive, Meet y Chat, y Business Starter (6,80 €) lo limita a Gmail y a la aplicación de Gemini. No es una comparación de igual a igual: Google incluye la suite completa y Copilot es un complemento sobre la que ya tienes.
Si alguien teclea cada día las facturas de proveedor en la contabilidad, Copilot no lo resuelve: lee una factura que le das, pero no vigila el buzón ni da de alta los asientos. Eso es automatización de procesos, con ejemplos en automatizar tareas administrativas en una pyme. Si necesitas que un sistema haga una tarea entera con vuestros programas, es un agente de IA; para elegir entre algo de serie y algo a medida, mira agente de IA a medida o herramienta de serie.
Qué no hace Copilot y cuándo no compensa
Copilot no compensa si los archivos no están en OneDrive o SharePoint, si la persona apenas escribe ni tiene reuniones, o si nadie va a revisar lo que produce. Tampoco arregla datos que no existen: si los precios están en la cabeza del encargado, no los va a encontrar.
- Datos en otros programas. Lo que vive en el ERP o en un software sectorial no lo ve sin conectores, y montarlos ya es un proyecto.
- Permisos sin ordenar. Activarlo así puede mostrar a cualquiera información que no debería ver.
- Esperar exactitud total. Puede fallar en una cifra o un nombre; lo que sale de la empresa (ofertas, contratos, datos a clientes) lo revisa una persona.
- Tareas que tienen que ocurrir solas. Copilot responde cuando se le pide; no se ejecuta cada mañana sin nadie delante.
Y si lo usas para generar contenido que publicas, ten presentes las obligaciones de transparencia del artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial, resumidas en Ley de IA en Europa: qué obliga ya a tu pyme. Para las reuniones en sala, una barra de vídeo con micrófonos evita depender del portátil de quien convoca.
Logitech MeetUp 2
Cámara de videoconferencia todo en uno, con micrófonos y altavoz, para salas de reuniones pequeñas.
- Se usa con un ordenador fijo en la sala o conectada a un portátil por USB.
- Funciona con Microsoft Teams, Zoom Rooms y Google Meet.
- Encuadre automático y supresión de ruido, con tapa de privacidad integrada.
Por dónde empezar con Copilot en tu pyme
Lo más sensato es empezar sin gastar: activar Copilot Chat para todos, ordenar permisos y carpetas, y solo después comprar dos o tres licencias de Copilot Business para un piloto con tareas medidas. Si a las seis u ocho semanas esas personas lo usan cada semana y recuperan más tiempo del que supone la licencia, se amplía; si no, el equipo se queda con Copilot Chat y no se ha perdido nada.
Si quieres ver qué parte de vuestro trabajo encaja con Copilot y qué parte pediría otra cosa, como una automatización o un agente conectado a vuestros programas, puedes contarnos cómo trabajáis y lo vemos en un diagnóstico gratuito de una hora, sin compromiso. Si prefieres empezar por lo general, en inteligencia artificial para empresas explicamos qué puede hacer la IA y qué no.
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Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto cuesta Microsoft 365 Copilot para una pyme en España?
- Según la web de Microsoft España a 25 de octubre de 2026, el complemento Microsoft 365 Copilot para empresas figura a 18,20 € por usuario al mes sin IVA con pago anual y a 21,84 € con pago mensual. Para quien ya tiene un plan de Microsoft 365 para empresas, una oferta válida hasta el 31 de diciembre de 2026 deja el primer año en 15,60 € con compromiso anual.
- ¿Copilot Chat es gratis?
- Sí, Copilot Chat viene sin coste adicional con las licencias de Microsoft 365 válidas. Permite chatear con búsqueda web, subir y analizar archivos y, en Outlook, preguntar por el correo y el calendario de forma limitada. Lo que no hace es razonar sobre todos los correos, chats, reuniones y documentos de la empresa: eso requiere la licencia de pago.
- ¿Qué licencia necesito para contratar Copilot Business?
- Necesitas un plan de Microsoft 365 para empresas en cada usuario, como Empresa Básico, Empresa Estándar, Empresa Premium, Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios o Teams Essentials, según la documentación de licencias de Microsoft. Copilot Business admite hasta 300 usuarios por inquilino y se asigna persona por persona, no hace falta dárselo a todo el equipo.
- ¿Copilot puede ver archivos que un empleado no debería ver?
- Copilot solo muestra lo que cada persona ya tiene permiso para abrir, pero lo hace mucho más fácil de encontrar. Si una carpeta de nóminas está compartida con toda la organización, cualquiera podría acabar viéndola en una respuesta. Por eso conviene revisar los permisos y los enlaces compartidos de OneDrive y SharePoint antes de activar las licencias.
- ¿Dónde procesa Microsoft Copilot los datos de una empresa española?
- Según la documentación de Microsoft, para los clientes con el inquilino registrado en la UE el tráfico de Copilot se queda dentro de su Límite de datos de la UE, salvo los modelos de Anthropic, que Microsoft indica que están excluidos por ahora y que el administrador puede decidir no usar. Microsoft afirma que no usa las preguntas ni los datos de Graph para entrenar sus modelos de base. Para un caso concreto, consulta con tu delegado de protección de datos.
- ¿Cómo se prueba Copilot sin gastar mucho?
- Activando primero Copilot Chat para todo el equipo, que no tiene coste adicional, y comprando después dos o tres licencias para un piloto de seis a ocho semanas. Antes de empezar, cada persona apunta sus tareas repetidas y cuánto tarda; al final se compara el tiempo, el uso real y los errores para decidir si se amplía.
