Verifactu: los plazos reales para pymes y autónomos

Verifactu, los plazos que de verdad importan, se movieron un año entero, y buena parte de lo publicado en internet sigue anclado en las fechas viejas. Si has leído que tenías que adaptarte en enero o en julio de 2026, esa información está caducada: el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, amplió el plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación y lo llevó a 2027.

El desfase se nota especialmente en las páginas que no se actualizan. Conviene tenerlo claro, porque la diferencia entre creer que llegas tarde y saber cuánto margen real tienes cambia por completo la decisión de qué software comprar y con qué prisa.

¿Cuáles son las fechas de Verifactu ahora?

Tras el aplazamiento, quedan dos fechas y una distinción sencilla: si tu negocio tributa por el Impuesto sobre Sociedades o no.

Quién	Fecha límite	Fecha anterior (ya no vigente)
Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (S. L., S. A. y demás sociedades)	Antes del 1 de enero de 2027	1 de enero de 2026
Resto de obligados: autónomos y otros contribuyentes con sistema de facturación	Antes del 1 de julio de 2027	1 de julio de 2026

La norma de referencia sigue siendo el Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto 254/2025, y la propia Agencia Tributaria publicó una nota informativa confirmando la ampliación. Antes de esas fechas hay un periodo en el que se puede seguir usando el sistema actual mientras se prepara el cambio.

¿Qué es exactamente Verifactu y qué te obliga a hacer?

Verifactu no es un programa que tengas que instalar ni una web donde entrar a teclear facturas. Es un conjunto de requisitos que debe cumplir el software con el que facturas. La obligación recae sobre el sistema, no sobre ti: tu trabajo consiste en asegurarte de que el programa que usas los cumple.

Los requisitos, en lenguaje llano:

• Registro inalterable. Cada factura genera un registro que no se puede modificar ni borrar sin dejar rastro. Se acabó rehacer una factura de hace tres meses como si nada.
• Encadenamiento. Cada registro enlaza con el anterior mediante una huella digital. Si falta uno o se altera, la cadena se rompe y se nota.
• Código QR en la factura. Permite a quien la recibe verificarla contra la Agencia Tributaria.
• Declaración responsable del fabricante. El desarrollador del software declara formalmente que su producto cumple. Si tu proveedor no puede darte ese documento, tienes un problema que no es tuyo pero acabará siéndolo.

Hay además dos modalidades. En la modalidad Veri*Factu propiamente dicha, el sistema remite los registros a la Agencia Tributaria de forma inmediata y automática. En la modalidad de no remisión, los registros se quedan en tu equipo pero con requisitos más estrictos de conservación y firma. La primera es más simple de mantener; la segunda da más control.

¿A quién no le afecta esta obligación?

Quedan fuera más casos de los que se suele pensar, y merece la pena comprobarlo antes de comprar nada:

1. Quien ya está en el SII. Los que llevan el Suministro Inmediato de Información —grandes empresas, inscritos en REDEME, grupos de IVA— no entran en Verifactu.
2. Territorios forales con normativa propia. País Vasco y Navarra tienen sus propios sistemas, como TicketBAI, con calendarios distintos.
3. Quien no emite facturas con sistema informático. Si facturas en papel o con un talonario, la obligación no te alcanza. Ahora bien, en cuanto uses una hoja de cálculo con plantillas o un programa, sí.

Esa última frontera es la que más confusión genera. Una hoja de cálculo con la que generas facturas correlativas y guardas copias es, a efectos prácticos, un sistema informático de facturación, y no cumple ninguno de los requisitos de inalterabilidad.

Cómo aprovechar el año extra en vez de dejarlo pasar

El error más común será repetir lo que pasó con el aplazamiento anterior: olvidarse hasta el último trimestre y acabar comprando con prisa el primer software que aparezca. El margen da para hacerlo al revés y salir ganando.

Un plan razonable, repartido en el tiempo disponible:

• Ahora: pregunta por escrito a tu proveedor actual si su producto cumplirá el Real Decreto 1007/2023 y en qué versión. Guarda la respuesta. Si no la da clara, ya sabes que vas a cambiar y tienes meses para elegir bien.
• En unos meses: aprovecha el cambio para revisar el proceso completo, no solo el momento de emitir. Cómo entran los datos, quién los teclea dos veces, cuántas facturas se corrigen y por qué.
• Antes de tu fecha: migra con margen y en un mes tranquilo, nunca en cierre de trimestre.

La segunda viñeta es donde está el dinero. Un sistema que impide modificar facturas sin dejar rastro obliga a que los datos entren bien a la primera, y ahí es donde la mayoría de pymes descubre cuánto tiempo pierde: albaranes que se pasan a mano, referencias de cliente que se copian de un correo, precios que hay que consultar en otra pantalla. Ese trabajo se puede automatizar, y hacerlo ahora sale más barato que hacerlo dos veces. Lo contamos con casos concretos en la guía sobre automatizar tareas administrativas en una pyme y es el tipo de proyecto que abordamos desde el servicio de automatización de procesos.

¿Cómo elegir el software de facturación que cumple?

El mercado se ha llenado de productos que prometen cumplimiento, y no todos dicen lo mismo cuando se lee la letra pequeña. Estas cinco preguntas, hechas por correo para que quede constancia, filtran a la mayoría en una tarde:

1. ¿Me entregáis la declaración responsable de cumplimiento? Es un documento formal, no una frase en la web. Si la respuesta es «estamos en ello», pide fecha por escrito.
2. ¿En qué modalidad trabaja, remisión o no remisión? Y si es de no remisión, quién se ocupa de la conservación y la firma de los registros.
3. ¿Qué pasa con mi histórico? Las facturas anteriores al cambio tienen que seguir siendo accesibles y exportables. Pregunta en qué formato te las llevarías si un día te vas.
4. ¿Cuánto cuesta al año, todo incluido? Licencia, mantenimiento, actualizaciones normativas y soporte. Las actualizaciones por cambio de normativa son las que suelen facturarse aparte.
5. ¿Se conecta con lo que ya uso? Si tu programa de gestión, tu tienda o tu hoja de pedidos no hablan con él, habrás cambiado un problema por otro y seguirás tecleando dos veces.

La quinta pregunta merece detenerse. Cumplir la norma y trabajar mejor no son lo mismo: puedes acabar con un programa impecable a efectos legales que te obliga a copiar a mano cada pedido. El punto de unión entre tu operativa y la facturación es donde se decide si este cambio te cuesta tiempo o te lo devuelve.

¿Qué multas hay por no cumplir?

Aquí conviene distinguir dos infracciones distintas, porque se mezclan a menudo:

• Para quien usa el software: la Ley General Tributaria prevé una sanción de hasta 50.000 euros por cada ejercicio en el que se hayan utilizado sistemas que no cumplan los requisitos.
• Para quien fabrica o comercializa el software: hasta 150.000 euros por cada ejercicio y tipo de sistema no conforme.

Dicho lo cual, y para no caer en el alarmismo que abunda estos meses: la sanción está pensada para quien usa sistemas manipulables —el llamado software de doble uso—, no para castigar a quien se retrasa unas semanas de buena fe. El riesgo real de una pyme normal no es la multa, es quedarse sin poder facturar con normalidad porque su programa dejó de servir y no había plan B.

Si tienes dudas sobre cómo encaja tu caso, lo sensato es consultarlo con tu asesoría, que conoce tu situación fiscal concreta. Sobre cómo se está usando la IA en ese sector escribimos en IA y automatización en asesorías y despachos; y si lo que necesitas es que alguien mire el circuito completo de tus facturas, puedes contarnos el caso.

Información actualizada a septiembre de 2026 con las fuentes públicas de la Agencia Tributaria. No es asesoramiento fiscal: las particularidades de cada actividad conviene revisarlas con un profesional.